12 - O Ciclo PDCA: Um instrumento para melhoria contínua

O ciclo PDCA, foi desenvolvido por Walter A. Shewart na década de 20, mas começou a ser conhecido como Ciclo de Deming em 1950, por ter sido amplamente difundido por este. É uma técnica simples que visa o controle do processo, podendo ser usado de forma contínua para o gerenciamento das atividades de uma organização.

O ciclo PDCA é um método que visa controlar e conseguir resultados eficazes e confiáveis nas atividades de uma organização. É um eficiente modo de apresentar uma melhoria no processo. Padroniza as informações do controle da qualidade, evita erros lógicos nas análises, e torna as informações mais fáceis de se entender. Pode também ser usado para facilitar a transição para o estilo de administração direcionada para melhoria contínua.

O conceito do Ciclo evoluiu ao longo dos anos vinculando-se também com a idéia de que, uma organização qualquer, encarregada de atingir um determinado objetivo, necessita planejar e controlar as atividades a ela relacionadas

É a técnica que melhor representa o ciclo de gerenciamento de uma atividade.

O Ciclo PDCA compõe o conjunto de açõesem seqüênciadada pela ordem estabelecida pelas letras que compõem a sigla: P (plan: planejar), D (do: fazer, executar), C (check: verificar, controlar), e finalmente o A (act: agir, atuar corretivamente; ou Melhoria).

Todas as organizações envolvidas no processo ou no projeto deverão aplicar o Ciclo PDCA para desenvolver o planejamento e o controle do escopo do projeto que lhes cabe gerenciar.

A utilização do Ciclo PDCA promove o aprendizado contínuo dos processos.

Isto repercute positivamente na tomada de decisão da parte do gestor, pois favorece a obtenção de informações oportunas e confiáveis durante a execução do projeto.

Portanto, ao enfrentar dificuldades na execução de uma atividade do projeto:

Identificar o problema (PLAN): coletar dados e definir plano de ação.

Por em prática o plano de ação (DO): resolver o problema.

Verificar e analisar os resultados obtidos (CHECK).

Refletir sobre as causas dos desvios e tomar as ações corretivas (ACT). Ou avaliar em quais pontos podemos melhorar a fim de obter melhores resultados no processo ou atividade.

Lembrando que:

A melhoria contínua ocorre quanto mais o Ciclo PDCA for executado e desenvolvido.

A melhoria contínua otimiza a execução dos processos, possibilita a redução de custos e o aumento da produtividade.

A aplicação do Ciclo PDCA a todas as fases do projeto leva ao aperfeiçoamento e ajustamento do caminho que o empreendimento deve seguir .

Mesmo os processos considerados satisfatórios são passíveis de melhorias: o mundo evolui constantemente!

A introdução de melhorias gradativas e contínuas aos processos só tendem a agregar maior valor aos resultados do projeto e a assegurar maior satisfação dos clientes.

Clique aqui para baixar mais informações sobre o PDCA: http://cid-3d49c1173ce8b860.skydrive.live.com/self.aspx/Material/Projetos/PDCA.pdf

Trabalho em Equipe 2

Esta é uma história sobre quatro pessoas: Todo Mundo, Alguém, Qualquer Um e Ninguém.

Havia um grande trabalho a ser feito e Todo Mundo tinha certeza de que Alguém o faria.

Qualquer Um poderia tê-lo feito, mas Ninguém o fez.

Alguém se zangou porque era um trabalho de Todo Mundo.

Todo Mundo pensou que Qualquer Um poderia fazê-lo, mas Ninguém imaginou que Todo Mundo deixasse de fazê-lo.

No final, Todo Mundo culpou Alguém quando Ninguém fez o que Qualquer Um poderia ter feito.

11 - Sistema de Gerenciamento de Projetos e Processos de Gerenciamento

SISTEMA DE GERENCIAMENTO

O sistema de gerenciamento de projetos é o conjunto de ferramentas, técnicas, metodologias, recursos e procedimentos usados para gerenciar um projeto. Ele pode ser formal ou informal e ajuda o gerente de projetos a conduzir um projeto ao seu término de modo eficaz.


O sistema é um conjunto de processos e funções de controle relacionadas que são consolidados e combinados para formar um todo funcional e unificado.

GERENCIAMENTO DE PROJETOS

O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. O gerenciamento de projetos é realizado através de processos, usando conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas do gerenciamento de projetos que recebem entradas e geram saídas.

Isso não significa que o conhecimento, as habilidades e os processos descritos devam ser sempre aplicados uniformemente em todos os projetos.


O gerente de projetos, em colaboração com a equipe do projeto, é sempre responsável pela determinação dos processos adequados e do grau adequado de rigor de cada processo, para qualquer projeto específico.


PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Os processos de gerenciamento de projetos são apresentados como elementos distintos, com interfaces bem definidas.

O gerenciamento de projetos é realizado através de processos que recebem entradas e geram saídas, apoiados em técnicas e ferramentas.

Técnicas: Um procedimento sistemático definido usado por um recurso humano para realizar uma atividade a fim de produzir um produto ou resultado ou oferecer um serviço, e que pode empregar uma ou mais ferramentas.

Ferramentas: Alguma coisa tangível, como um modelo ou um programa de software, usada na realização de uma atividade para produzir um produto ou resultado.

Concentração de processos por área de conhecimento

Integração = 7
Escopo = 5
Tempo = 6
Custo = 3
Qualidade = 3
RH = 4
Comunicação = 4
Riscos = 6
Aquisições = 6
Total = 44 processos

Processos, PMBOK e Boas Práticas

- PMBOK documenta as informações necessárias para iniciar, planejar, executar, monitorar e controlar e encerrar um projeto.
- O PMBOK também identifica os processos de gerenciamento de projetos reconhecidos como boas práticas.
- Os processos identificados no PMBOK se aplicam globalmente e em qualquer setor.

Um conceito subjacente para a interação entre os processos de gerenciamento de projetos é o ciclo PDCA.

Trabalho em Equipe

"Um rato, olhando pelo buraco na parede, vê o fazendeiro e sua esposa abrindo um pacote. Pensou logo no tipo de comida que poderia haver ali. Ao descobrir que era uma ratoeira ficou aterrorizado.

Correu ao pátio da fazenda advertindo a todos - Há uma ratoeira na casa, uma ratoeira na casa!

A galinha, disse: Desculpe-me Sr. Rato, eu entendo que isso seja um grande problema para o senhor, mas não me incomoda.

O rato foi até o porco e lhe disse: - Há uma ratoeira na casa, uma ratoeira! - Desculpe-me Sr. Rato, disse o porco, mas não há nada que eu possa fazer, a não ser rezar. Fique tranqüilo que o senhor será lembrado nas minhas preces.

O rato dirigiu-se então à vaca.

Ela lhe disse: - O que Sr. Rato? Uma ratoeira? Por acaso estou em perigo? Acho que não!

Então o rato voltou para a casa, cabisbaixo e abatido, para encarar a ratoeira do fazendeiro. Naquela noite ouviu-se um barulho, como o de uma ratoeira pegando sua vítima. A mulher do fazendeiro correu para ver o que havia caído na ratoeira.

No escuro, ela não viu que a ratoeira havia prendido a cauda de uma cobra venenosa. E a cobra picou a mulher... O fazendeiro a levou imediatamente ao hospital.

Ela voltou com febre. Todo mundo sabe que para alimentar alguém com febre, nada melhor que uma canja de galinha.

O fazendeiro pegou seu cutelo (pequeno facão) e foi providenciar o ingrediente principal.

Como a doença da mulher continuava, os amigos e vizinhos vieram visitá-la. Para alimentá-los o fazendeiro matou o porco.

A mulher não melhorou e acabou morrendo. Muita gente veio para o funeral.

O fazendeiro então sacrificou a vaca, para alimentar todo aquele povo.'

Na próxima vez que você ouvir dizer que alguém está diante de um problema e acreditar que o problema não lhe diz respeito, lembre-se que, quando há uma ratoeira na casa, toda a fazenda corre risco.

'O problema de um é problema de todos quando convivemos em equipe'".

10 - Influências Organizacionais

Os projetos normalmente fazem parte de uma organização que é maior que o projeto.

Organização, como uma unidade ou entidade social, na qual as pessoas interagem entre si para alcançar objetivos específicos. Neste sentido, a palavra organização significa qualquer empreendimento humano moldado intencionalmente para atingir determinados objetivos. "Organização = Empresa = Entidade"

Organização, como função administrativa e parte integrante do processo administrativo. Neste sentido, organização significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer as relações entre eles e as atribuições de cada um.

Sistemas organizacionais

Organizações baseadas em projetos são aquelas cujas operações consistem basicamente de projetos. Essas organizações estão incluídas em duas categorias:
- Organizações cuja receita é obtida principalmente da realização de projetos para terceiros sob contrato.
- Organizações que adotaram o gerenciamento por projetos. Essas organizações normalmente possuem sistemas de gerenciamento instalados para facilitar o gerenciamento de projetos.

As organizações não baseadas em projetos com freqüência podem não ter sistemas de gerenciamento projetados para dar suporte às necessidades dos projetos de modo eficiente e eficaz. A ausência de sistemas orientados a projetos normalmente dificulta o gerenciamento de projetos. Em alguns casos, as organizações não baseadas em projetos terão departamentos ou outras subunidades que operam como organizações baseadas em projetos com sistemas para dar suporte a eles. A equipe de gerenciamento de projetos deve estar ciente de como a estrutura e os sistemas da sua organização afetam o projeto.

Cultura organizacional

A maior parte das organizações desenvolveu culturas exclusivas e descritíveis.
- Normas, crenças, expectativas e valores compartilhados
- Políticas e procedimentos
- Visão das relações de autoridade
- Ética e Conduta do trabalho

Estrutura organizacional

A estrutura da organização executora geralmente limita a disponibilidade de recursos em um espectro de uma estrutura funcional a uma estrutura por projeto, com diversas estruturas matriciais intermediárias.

A organização funcional clássica é uma hierarquia em que cada empregado possui um superior bem definido. Os empregados são agrupados por especialidade, como produção, marketing, engenharia e contabilidade, no nível superior.

Na extremidade oposta do espectro, está a organização por projeto. Em uma organização por projeto, os membros da equipe geralmente são colocados juntos. A maior parte dos recursos da organização está envolvida no trabalho do projeto e os gerentes de projetos possuem grande independência e autoridade.

As organizações matriciais são uma combinação de características das organizações funcional e por projeto. As matrizes fracas mantêm muitas das características de uma organização funcional e a função do gerente de projetos é mais parecida com a de um coordenador ou facilitador que com a de um gerente. De modo semelhante, as matrizes fortes possuem muitas das características da organização por projeto, e podem ter gerentes de projetos em tempo integral com autoridade considerável e pessoal administrativo trabalhando para o projeto em tempo integral. Embora a organização matricial balanceada reconheça a necessidade de um gerente de projetos, ela não fornece ao gerente de projetos autoridade total sobre o projeto e os recursos financeiros do projeto.

MATERIAL SOBRE DEPARTAMENTALIZAÇÃO: Estrutura das organizações tradicionais e inovadoras.

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O Organograma é a representação gráfica da estrutura organizacional.

Quer fazer um organograma bem feitinho no Office?

Microsoft Organization Chart 2.0 (Office 2003): http://download.microsoft.com/download/D/0/9/D09F6E71-D39C-41DF-8DCF-89F655266CEE/msoc2.exe

Mais informações: http://office.microsoft.com/en-us/assistance/HA011402441033.aspx

9 - Partes Interessadas nos Projetos

Partes interessadas (STAKEHOLDERS) no projeto são pessoas e organizações ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser afetados como resultado da execução ou do término do projeto. Eles podem também exercer influência sobre os objetivos e resultados do projeto. A equipe de gerenciamento de projetos precisa identificar as partes interessadas, determinar suas necessidades e expectativas e, na medida do possível, gerenciar sua influência
em relação aos requisitos para garantir um projeto bem-sucedido.

As partes interessadas possuem diversos níveis de responsabilidade e de autoridade quando participam de um projeto e eles podem mudar durante o ciclo de vida do projeto.

As partes interessadas podem ter uma influência positiva ou negativa em um projeto.

As principais partes interessadas em todos os projetos incluem:

- Gerente de projetos: A pessoa responsável pelo gerenciamento do projeto.
- Cliente ou usuário: A pessoa ou organização que utilizará o produto do projeto. Em algumas áreas de aplicação, os termos cliente e usuário são sinônimos, enquanto em outras,cliente se refere à entidade que adquire o produto do projeto e usuários são os que utilizarão diretamente o produto do projeto.
- Organização executora: A empresa cujos funcionários estão mais diretamente envolvidos na execução do trabalho do projeto.
- Membros da equipe do projeto: O grupo que está executando o trabalho do projeto.
- Equipe de gerenciamento de projetos: Os membros da equipe do projeto que estão diretamente envolvidos nas atividades de gerenciamento de projetos.
- Patrocinador: A pessoa ou o grupo que fornece os recursos financeiros, em dinheiro ou em espécie, para o projeto.
- Influenciadores: Pessoas ou grupos que não estão diretamente relacionados à aquisição ou ao uso do produto do projeto mas que, devido à posição de uma pessoa na organização do cliente ou na organização executora, podem influenciar, positiva ou negativamente, no andamento do projeto.
- PMO (Escritório de Projetos): Se existir na organização executora, o PMO poderá ser uma parte interessada se tiver responsabilidade direta ou indireta pelo resultado do projeto.

Além dessas principais partes interessadas, existem vários nomes e categorias diferentes de partes interessadas no projeto, inclusive internas e externas, proprietários e investidores, fornecedores e contratadas, membros da equipe e suas famílias, agências governamentais e meios de comunicação, cidadãos comuns, grupos temporários ou permanentes de pressão e a sociedade em geral. Nomear ou agrupar as partes interessadas ajuda principalmente a identificar quais pessoas e organizações se consideram partes interessadas.

Os 5S – A Diferença da Qualidade

O programa 5S, desenvolvido no Japão, é um método prático e simples que visa obter um local de trabalho ordenado, limpo e saudável, constituindo alicerce ideal para a implantação da Qualidade Total na Empresa.

Para otimizar recursos e obter um trabalho de qualidade é preciso empregar conceitos modernos de trabalho. Pequenas atitudes do dia-a-dia podem fazer a diferença, melhorando as condições ambientais e principalmente estimulando a produção criativa.

Essas lições podem ser aplicadas não só na comunicação social, mas no cotidiano da vida familiar ou das relações de trabalho. Vai aí uma dica que vai reformular atitudes e dar nova vida à sua atividade. São os 5S - Seiri - Senso de Utilização; Seiton - Senso de Ordenação; Seiso - Senso de Limpeza; Seiketsu - Senso de Saúde; Shitsuke - Senso de Auto-disciplina, desenvolvidos pelos japoneses, para incrementar as relações e o ambiente de trabalho, com reflexos na produção.


5S – O que é?


Não é preciso mudar de trabalho. Mas sim, o seu modo de trabalhar. Quem ganha com isso? Todos nós.

O 5S é um modo simples de melhorar as relações e o ambiente no trabalho, simplificando procedimentos, otimizando recursos e o seu tempo.


O resultado é o melhor desempenho profissional e de serviços, com reflexo direto na satisfação de usuários e na produção.




Quais são?

Seiri - Senso de Utilização
Seiton - Senso de Ordenação
Seiso - Senso de Limpeza
Seiketsu - Senso de Saúde
Shitsuke - Senso de Auto-disciplina



Pratique diariamente!

Essas cinco palavras em japonês são sinônimo de melhoria no trabalho.
Elas vêm sendo aplicadas em um processo de educação e treinamento, atingindo todos os níveis das empresas. Os 5S são conceitos a serem entendidos, incorporados e praticados diariamente.

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SEIRI

Senso de Utilização


Saber onde e qual o lugar de cada peça. Analise locais de trabalho e classifique todos os itens - objetos, materiais, relatórios - de acordo com critérios de utilidade ou freqüência de uso. Feito isso, retire do ambiente tudo o que não precisa estar ali.

Vantagens

Você elimina excessos e desperdícios, libera espaço físico, descarta informações e controles desnecessários ou ultrapassados. Criam-se facilidades de trânsito interno, maior senso de organização e economia, e aumento de produtividade.

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SEITON

Senso de Ordenação


Organize objetos, materiais e informações úteis da maneira mais funcional, possibilitando acesso rápido e fácil.

Prática

- Determine o lugar certo dos itens necessários ao trabalho
- Padronize a forma de guardar e localizar os objetos e informações
- Crie códigos de ações, etiquetas ou avisos para maior facilidade na ordenação, atentando para os riscos da poluição visual
- Coloque o material que é usado diariamente em local de fácil acesso
- Organize o material utilizado com menor freqüência, separando-o dos demais.

Vantagens

Praticando o Senso de Ordenação fica muito mais fácil encontrar o que foi guardado, além de haver utilização racional do espaço. Ocorre redução do cansaço físico e mental, e melhoria na comunicação.

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SEISO

Senso de Limpeza


Praticar a limpeza significa ter compromisso em manter limpo o seu local de trabalho, antes, durante e após a jornada diária. Assim como, mostrar-se limpo.

Prática

O senso de limpeza começa pelos cuidados com a própria aparência física e condições psicológicas. Esteja bem consigo mesmo, em harmonia com as boas energias do mundo.

No Trabalho

- Identifique e elimine as causas da sujeira e poeira
- Limpe tudo, desde armários, equipamentos e mesas
- Incentive seus colegas a fazerem o mesmo
- Certifique-se da existência de cestos de lixo adequados
- Procure produzir sem gerar lixo
- Desligue e cubra as máquinas e equipamentos ao final do expediente
- Mantenha arquivos físicos e lógicos sempre atualizados

Vantagens

Cuidados no dia-a-dia tornam o ambiente mais agradável e sadio, previnem acidentes, contribuem para a preservação de equipamentos, reduzem o desperdício e evitam a poluição. Detalhes da limpeza melhoram a imagem interna e externa da empresa ou órgão.

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SEIKETSU

Senso de Saúde e Higiene


É preciso ter preocupação com a saúde em todos os níveis: físico, mental e emocional. Não é só no ambiente físico que as melhorias são necessárias. Você precisa ter plena consciência dos aspectos que afetam sua saúde e agir sobre eles.

Prática

- Mantenha as condições do ambiente físico propícias à saúde
- Execute um programa de Exame Periódico de Saúde
- Cumpra e melhore os procedimentos de segurança individuais e coletivos
- Realize avaliações periódicas das condições do ambiente de trabalho
- Promova um bom clima de trabalho, ativando franqueza e delicadeza nas relações entre as pessoas.

Vantagens

A saúde do ambiente traz satisfação e motivação pessoal, previne e controla o stress, danos e acidentes, e melhora a qualidade de vida.

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SHITSUKE

Senso de Auto-disciplina

Pratique os "S" anteriores, sem descuidar do constante aperfeiçoamento. É a busca do auto-desenvolvimento.

Prática
- Crie procedimentos claros e possíveis de serem cumpridos. Em caso de não cumprimento, descubra a causa e atue
- Seja claro e objetivo na comunicação escrita ou oral
- Cumpra os horários marcados para compromissos
- Só existe dedicação e afinco quando as pessoas se comprometem com aquilo que estão fazendo. Isso só ocorre com participação
- Ao atribuir uma determinada tarefa, esclareça sempre o por quê de sua execução

Vantagens
O Senso de Autodisciplina traz a conscientização da responsabilidade em todas as tarefas, por mais simples que sejam. Os serviços são realizados dentro dos requisitos de qualidade. Há a consolidação do trabalho em equipe e o desenvolvimento pessoal.

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HOUSEKEEPING: Mantendo a casa em ordem!

"Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar."

8 - Conhecimento e Habilidades de Gerenciamento

Habilidades interpessoais

O gerenciamento de relações interpessoais inclui:

- Comunicação eficaz: A troca de informações.
- Influência sobre a organização: A capacidade de “fazer com que as coisas aconteçam”.
- Liderança: Desenvolver uma visão e uma estratégia e motivar as pessoas para que alcancem essa visão e essa estratégia.
- Motivação: Estimular as pessoas para que alcancem altos níveis de desempenho e superem as barreiras que impedem as mudanças.
- Negociação e gerenciamento de conflitos: Conversar com outras pessoas para chegar a um entendimento ou um acordo.
- Resolução de problemas: A combinação entre definição do problema, identificação e análise de alternativas e tomada de decisões.

O gerenciamento geral inclui: o planejamento, a organização, a formação de pessoal, a execução e o controle de operações de uma empresa existente. Ele inclui disciplinas de apoio como:

- Contabilidade e gerenciamento financeiro
- Compras e aquisições
- Vendas e marketing
- Contratos e legislação comercial
- Fabricação e distribuição
- Logística e cadeia de abastecimento
- Planejamento estratégico, planejamento tático e planejamento operacional
- Estruturas organizacionais, comportamento organizacional, administração de pessoal, compensação, benefícios e planos de carreira
- Práticas de saúde e segurança
- Tecnologia da informação.

Fonte: Guia PMBOK 3ª edição


Um gerente de projetos competente tem atributos fundamentais que contam com uma estrutura conceitual e prática capaz de direcionar seu comportamento na gerência.

A competência do gerente de projetos está no equilíbrio entre o conhecimento (C), habilidade (H) e atitude (A).

C + H + A = Competência

O conhecimento é o fato ou a condição de conhecer algo com a familiaridade obtida através de aprendizado e experiência; a habilidade é a capacidade de usar o conhecimento e a forma eficaz e eficiente na execução ou desempenho como gerente de projetos e as atitudes são os sentimentos positivos e mente aberta em relação a um fato ou situação.