18 - Declaração do Escopo

Definição do escopo
A preparação de uma declaração do escopo detalhada do projeto é essencial para o sucesso do projeto e é desenvolvida a partir das principais entregas, premissas e restrições, que são documentadas durante a iniciação do projeto, na declaração do escopo preliminar do projeto. Durante o planejamento, o escopo do projeto é definido e descrito mais especificamente porque se conhecem mais informações sobre o projeto. Necessidades, desejos e expectativas das partes interessadas são analisados e convertidos em requisitos. As premissas e restrições são analisadas para garantir que estejam completas, adicionando-se mais premissas e restrições conforme necessário.

A equipe do projeto e outras partes interessadas, que possuem uma visão mais clara da declaração do escopo preliminar do projeto, podem realizar e preparar as análises.

• É a definição do projeto.

• É a definicação do que precisa ser feito ou do trabalho que deve ser realizado.


• Aborda e documenta as características e limites do projeto.


• Inclui métodos de aceitação e controle do escopo.

A declaração do escopo preliminar do projeto é desenvolvida a partir das informações fornecidas pelo iniciador ou pelo patrocinador. A equipe de gerenciamento de projetos no processo Definição do escopo refina mais a declaração do escopo preliminar do projeto para obter a declaração do escopo do projeto. O conteúdo da declaração do escopo do projeto irá variar dependendo da área de aplicação e complexidade do projeto e poderá incluir alguns ou todos os componentes identificados acima.



O PROCESSO

Faz parte da área de conhecimento INTEGRAÇÃO no grupo de Processos de Iniciação.

Entradas

1) Ativos de processos organizacionais
2) Termo de abertura do projeto
3) Declaração do escopo preliminar do projeto
4) Plano de gerenciamento do escopo do projeto
5) Solicitações de mudança aprovadas

Processo
Definição do Escopo

Saída
Declaração de Escopo

Ferramentas e técnicas

1) Análise de produtos
2) Identificação de alternativas
3) Opinião especializada
4) Análise das partes interessadas


A declaração do escopo do projeto descreve, em detalhes, as entregas do projeto e o trabalho necessário para criar essas entregas. A declaração do escopo do projeto também fornece um entendimento comum do escopo do projeto a todas as partes interessadas no projeto e descreve os principais objetivos do projeto. Além disso, permite que a equipe do projeto realize um planejamento mais detalhado, orienta o trabalho da equipe do projeto durante a execução e fornece a linha de base para avaliar solicitações de mudanças ou trabalho adicional e verificar se estão contidos dentro ou fora dos limites do projeto.

O grau e o nível de detalhe com que uma declaração do escopo do projeto define o trabalho que será realizado e o trabalho que será excluído podem determinar a eficácia com que a equipe de gerenciamento de projetos poderá controlar o escopo global do projeto. O gerenciamento do escopo do projeto, por sua vez, pode determinar e eficácia com que a equipe de gerenciamento de projetos poderá planejar, gerenciar e controlar a execução do projeto.

Uma declaração do escopo do projeto inclui itens relevantes como:

• Objetivos do produto e do projeto
• Características e requisitos do produto ou serviço
• Critérios de aceitação do produto
• Limites do projeto
• Entregas e requisitos do projeto
• Restrições do projeto
• Premissas do projeto
• Organização inicial do projeto
• Riscos iniciais definidos
• Marcos do cronograma
• EAP inicial
• Estimativa aproximada de custos
  

17 - Gerenciamento do Escopo do Projeto

O gerenciamento do escopo do projeto inclui os processos necessários para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente ele, para terminar o projeto com sucesso. O gerenciamento do escopo do projeto trata principalmente da definição e controle do que está e do que não está incluído no projeto.

O que é escopo?

No contexto do projeto, o termo escopo pode se referir a:

- Escopo do produto: As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado.
- Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas.

Em geral, o resultado de um projeto é um único produto, mas esse produto pode incluir componentes auxiliares, cada um deles com seu próprio escopo do produto separado, mas interdependente. Por exemplo, um novo sistema de telefonia normalmente incluiria quatro componentes auxiliares—hardware, software, treinamento e implementação.

Os Processos do Gerenciamento do Escopo

1 Planejamento do escopo – criação de um plano de gerenciamento do escopo do projeto que documenta como o escopo do projeto será definido, verificado e controlado e como a estrutura analítica do projeto (EAP) será criada e definida.
2 Definição do escopo – desenvolvimento de uma declaração do escopo detalhada do projeto como a base para futuras decisões do projeto.
3 Criar EAP – subdivisão das principais entregas do projeto e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis.
4 Verificação do escopo – formalização da aceitação das entregas do projeto terminadas.
5 Controle do escopo – controle das mudanças no escopo do projeto.

16 - Plano de Gerenciamento do Projeto

Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

O processo Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto inclui as ações necessárias para definir, coordenar e integrar todos os planos auxiliares em um plano
de gerenciamento do projeto.

O conteúdo do plano de gerenciamento do projeto irá variar dependendo da área de aplicação e complexidade do projeto. Esse processo resulta em um plano de gerenciamento do projeto que é atualizado e revisado por meio do processo Controle integrado de mudanças.

O plano de gerenciamento do projeto define como o projeto é executado, monitorado, controlado e encerrado. Esse plano documenta o conjunto de saídas dos processos de planejamento do Grupo de processos de planejamento e inclui:

- Os processos de gerenciamento de projetos selecionados pela equipe de gerenciamento de projetos
- O nível de implementação de cada processo selecionado
- As descrições das ferramentas e técnicas que serão usadas para realizar esses processos
- Como os processos selecionados serão usados para gerenciar o projeto específico, inclusive as dependências e interações entre esses processos e as entradas e saídas essenciais.
- Como o trabalho será executado para realizar os objetivos do projeto
- Como as mudanças serão monitoradas e controladas
- Como o gerenciamento de configuração será realizado
- Como a integridade das linhas de base da medição de desempenho será mantida e utilizada
- A necessidade e as técnicas de comunicação entre as partes interessadas
- O ciclo de vida do projeto selecionado e, para projetos com várias fases, as fases associadas do projeto
- As principais revisões de gerenciamento em relação a conteúdo, extensão e tempo para facilitar a abordagem de problemas em aberto e de decisões
pendentes.

O plano de gerenciamento do projeto pode ser sumarizado ou detalhado e pode ser constituído por um ou mais planos auxiliares e outros componentes. Cada um dos planos auxiliares e componentes é detalhado até o nível necessário para o projeto específico. Esses planos auxiliares incluem, mas não se limitam a:
- Plano de gerenciamento do escopo do projeto (PMBOK Seção 5.1.3.1)
- Plano de gerenciamento do cronograma (texto introdutório do Capítulo 6 do PMBOK)
- Plano de gerenciamento de custos (texto introdutório do Capítulo 7 do PMBOK)
- Plano de gerenciamento da qualidade (PMBOK Seção 8.1.3.1)
- Plano de melhorias no processo (PMBOK Seção 8.1.3.4)
- Plano de gerenciamento de pessoal (PMBOK Seção 9.1.3.3)
- Plano de gerenciamento das comunicações (PMBOK Seção 10.1.3.1)
- Plano de gerenciamento de riscos (PMBOK Seção 11.1.3.1)
- Plano de gerenciamento de aquisições (PMBOK Seção 12.1.3.1)

Esses outros componentes incluem, mas não se limitam a:
- Lista de marcos (PMBOK Seção 6.1.3.3)
- Calendário de recurso (PMBOK Seção 6.3.3.4)
- Linha de base do cronograma (PMBOK Seção 6.5.3.3)
- Linha de base dos custos (PMBOK Seção 7.2.3.1)
- Linha de base da qualidade (PMBOK Seção 8.1.3.5)
- Registro de riscos (PMBOK Seção 11.2.3.1)

15 - Termo de Abertura do Projeto

Principais Documentos do Projeto

Existem três documentos principais descritos no Guia PMBOK® e cada um deles possui um objetivo específico:
- Termo de abertura do projeto: Autoriza formalmente o projeto.
- Declaração do escopo do projeto: Determina qual trabalho deverá ser realizado e quais entregas precisam ser produzidas.
- Plano de gerenciamento do projeto: Determina como o trabalho será realizado. O plano de gerenciamento do projeto é formado pelos planos e documentos gerados pelos diversos processos. Esses itens são os planos e componentes auxiliares do plano de gerenciamento do projeto.

Termo de Abertura do Projeto

O termo de abertura do projeto é o documento que autoriza formalmente um projeto.

O termo de abertura do projeto concede ao gerente de projetos a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto. Um gerente de projetos é identificado e designado o mais cedo possível no projeto. O gerente de projetos sempre deve ser designado antes do início do planejamento e, de preferência, enquanto o termo de abertura do projeto
estiver sendo desenvolvido.

Não é o Gerente de Projetos quem autoriza o Termo de Abertura de Projeto.

O Processo

Desenvolver o termo de abertura do projeto - desenvolvimento do termo de abertura do projeto que autoriza formalmente um projeto ou uma fase do projeto.

Entradas:
1) Contrato (quando aplicável) Um contrato da organização contratante do cliente é uma entrada se o projeto está sendo realizado para um cliente externo.
2) Declaração do trabalho do projeto: A declaração do trabalho (DT) é uma descrição dos produtos ou serviços que serão fornecidos pelo projeto.
3) Fatores ambientais da empresa: Durante o desenvolvimento do termo de abertura do projeto, devem ser considerados todos e quaisquer sistemas e fatores ambientais da empresa que cercam e influenciam o sucesso do rojeto.
4) Ativos de processos organizacionais: Durante o desenvolvimento do termo e abertura do projeto e da documentação subseqüente do projeto, todos e quaisquer ativos usados para influenciar o sucesso do projeto podem ser btidos a partir dos ativos de processos organizacionais. Todas e quaisquer organizações envolvidas no projeto podem ter políticas, procedimentos, planos e diretrizes formais e informais cujos efeitos devem ser considerados. Os ativos de processos organizacionais também representam o aprendizado e o conhecimento das organizações obtidos de projetos anteriores.

Saída: Termo de Abertura do Projeto

Ferramentas e Técnicas
1) Métodos de seleção de projetos: Os métodos de seleção de projetos são usados para determinar qual projeto a organização selecionará. Esses métodos estão normalmente incluídos em duas categorias amplas:
- Métodos de medição de benefícios que são abordagens comparativas, modelos de pontuação, contribuição de benefícios ou modelos econômicos.
- Modelos matemáticos que usam algoritmos de programação linear, não-linear, dinâmica, inteira ou multiobjetivo.
2) Metodologia de gerenciamento de projetos: Uma metodologia de gerenciamento de projetos define um conjunto de grupos de processos de gerenciamento de projetos, seus processos relacionados e as funções de controle relacionadas que são consolidados e combinados para formar um todo unificado funcional.
3) Sistema de informações do gerenciamento de projetos: O sistema de informações do gerenciamento de projetos (SIGP) é um conjunto padronizado de ferramentas automatizadas disponível dentro da organização e integrado a um sistema.
4) Opinião especializada: A opinião especializada é freqüentemente usada para avaliar as entradas necessárias para desenvolver o termo de abertura do projeto. Está
disponível a partir de diversas fontes, inclusive:
- Outras unidades dentro da organização
- Consultores
- Partes interessadas, inclusive clientes ou patrocinadores
- Associações profissionais e técnicas
- Setores.

O termo de abertura do projeto, diretamente ou referenciando outros documentos, deve abordar as seguintes informações:

- Requisitos que satisfazem as necessidades, desejos e expectativas do cliente, do patrocinador e de outras partes interessadas
- Necessidades de negócios, descrição de alto nível do projeto ou requisitos do produto para o qual o projeto é realizado
- Objetivo ou justificativa do projeto
- Gerente de projetos designado e nível de autoridade atribuída
- Cronograma de marcos sumarizado
- Influência das partes interessadas
- Organizações funcionais e sua participação
- Premissas organizacionais, ambientais e externas
- Restrições organizacionais, ambientais e externas
- Caso de negócios justificando o projeto, incluindo o retorno sobre o investimento
- Orçamento sumarizado.

O Termo de Abertura do Projeto também é conhecido como Project Charter. Veja um Modelo no Link abaixo:

http://cid-3d49c1173ce8b860.skydrive.live.com/self.aspx/Material/Projetos/TAP.doc

Modelo de Estrutura de Um Projeto Escrito

Atenção: este modelo é um exemplo para elaboração de projetos escritos.

Não é uma estrutura formatada pelo PMI no PMBOK!

Apenas tem a intenção de auxiliar, como se fosse um roteiro, no momento de elaborar um trabalho por escrito para entregar aos nossos clientes.

Contempla vários itens que podem ou não ser utilizados, de acordo com o tema do projeto a ser apresentado.

Antes de usar completo ou desconsiderar algum tópico, avalie a real necessidade de cada item abordado.

MODELO

PARTE I
1) Introdução
1.1) O Projeto
1.2) Objetivo Geral
1.3) Objetivos Específicos
1.4) O Problema a ser Tratado
2) Resultados Esperados
2.1) Gerais
2.2) Específicos
3) Meta Geral
3.1) Ações
3.2) Benefícios

PARTE II
1) Projeto Técnico
2) Objetivo Geral
3) Justificativa
4) Alinhamento Estratégico do Projeto com o Negócio
5) Patrocinador
6) Equipe De Projeto
7) Metodologia De Gerenciamento
8) Benefícios
8.1) Diretos
8.2) Indiretos
8.3) Vantagens
8.4) Dificuldades
9) Público Atendido
10) Escopo Do Projeto
10.1) Definições
10.2) Introdução
10.3) Características Técnicas
10.4) Recursos
10.5) Ambiente
10.5.1) Hardware
10.5.2) Software
10.5.3) Redes (ou Comunicação de Dados)
11) Cronograma
12) Demonstrativo de Investimento (ou Custos ou Despesas)
13) Planta Física do Projeto (quando existir)

14 - Os Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos

GRUPOS DE PROCESSOS

Esses cinco grupos de processos possuem dependências claras e são executados na mesma seqüência em todos os projetos. Eles são independentes das áreas de aplicação ou do foco do setor.


Os grupos de processos não são fases do projeto.

Os cinco grupos de processos são:
- Grupo de processos de iniciação: Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto.
- Grupo de processos de planejamento: Define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi realizado.
- Grupo de processos de execução: Integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto para o projeto.
- Grupo de processos de monitoramento e controle: Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas ações corretivas quando necessário para atender aos objetivos do projeto.
- Grupo de processos de encerramento: Formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado e conduz o projeto ou uma fase do projeto a um final ordenado.

Limites do projeto

Interações entre processos

Os grupos de processos de gerenciamento de projetos estão ligados pelos objetivos que produzem. Em geral, as saídas de um processo se tornam entradas para outro processo ou são entregas do projeto. O Grupo de processos de planejamento fornece ao Grupo de processos de execução um plano de gerenciamento do projeto e uma declaração do escopo do projeto documentados, e freqüentemente atualiza o plano de gerenciamento do projeto conforme o projeto se desenvolve. Além disso, os grupos de processos raramente são eventos distintos ou únicos; eles são atividades sobrepostas que ocorrem em diversos níveis de intensidade durante todo o projeto.

Mapeamento do processo de gerenciamento de projetos

O anexo reflete o mapeamento dos 44 processos de gerenciamento de projetos nos cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos e nas nove áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos. Cada um dos processos de gerenciamento de projetos necessário é mostrado no grupo de processos no qual ocorre a maior parte da atividade.

Clique aqui para baixar o PDF: http://cid-3d49c1173ce8b860.skydrive.live.com/self.aspx/Material/Projetos/GPMapProcessos.pdf

13 - Ciclo PDCA Aprimorado para Projetos

A natureza integradora dos grupos de processos é mais complexa que o ciclo PDCA básico. No entanto, o ciclo aprimorado pode ser aplicado aos inter-relacionamentos dentro dos grupos de processos e entre eles. O Grupo de processos de planejamento corresponde ao componente “planejar” do ciclo PDCA. O Grupo de processos de execução corresponde ao componente “fazer” e o Grupo de processos de monitoramento e controle corresponde aos componentes “verificar e
agir”. Além disso, como o gerenciamento de um projeto é um esforço finito, o Grupo de processos de iniciação inicia esses ciclos e o Grupo de processos de encerramento os finaliza. A natureza integradora do gerenciamento de projetos exige a interação do Grupo de processos de monitoramento e controle com todos os aspectos dos outros grupos de processos.